Einführung einer Info-App für Mitarbeiter/innen

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Ausgangslage:
Obwohl das Klinikum Wels-Grieskirchen bereits unterschiedlichste Informationskanäle wie (Team-) Besprechungen, Intranet, Mitarbeiterzeitung (erscheint 4x/Jahr), Aushangtafeln, Rundmails und Newsletter für Führungskräfte und karenzierte MitarbeiterInnen etabliert hat, gab es immer wieder Probleme, wichtige Informationen allen MitarbeiterInnen zeitnah zugänglich zu machen. Insbesondere Personen, die beruflich keinen Computerzugang haben, sowie karenzierte MitarbeiterInnen stellten eine Herausforderung in der Informationspolitik dar.
So stellten wir leider immer wieder fest, dass manche Services, Angebote und Hilfestellungen einigen MitarbeiterInnen nicht bekannt waren bzw. es lange dauerte, bis Neuigkeiten alle erreichten. Aus diesem Grund machten wir uns auf die Suche nach neuen, modernen Kommunikations- und Informationskanälen, die geeignet waren, um die bisherigen Lücken zu schließen.

Folgende Ziele wurden mit dem Projekt verfolgt:
• Bereitstellung von Informationen für alle MitarbeiterInnen zeit- und ortsunabhängig
• Verbesserung der Informationssituation speziell für karenzierte MitarbeiterInnen, um auch während der Auszeit am Ball zu bleiben und sich als Teil des Klinikums zu fühlen
• Schnelle und effiziente Informationsvermittlung an alle MitarbeiterInnen (mobil)
• Modernes, zeitgemäßes Kommunikationstool
• Förderung eines lebendigen Netzwerks im Klinikum

Projektablauf:
Da das Smartphone ein Kommunikationswerkzeug ist, dass beinahe jede/r Mitarbeiter/in im privaten Bereich nutzt, bot es sich aufgrund der oben genannten Zielsetzungen an, in Richtung einer Smartphone-App zu denken. Ein Team aus den Bereichen Marketing, Personalmanagement, IT und Datenschutzbeauftragter definierte deshalb die Anforderungen an so eine App, erhob mögliche Anbieter und lud einige von diesen ein, ihr Produkt vorzustellen.

Nach Abgleich der Anforderungen mit den angebotenen Features entschieden wir uns für die Einführung der App MIA von der Agentur Loop New Media GmbH.

Schließlich wurde ein Redaktionsteam aus TeilnehmerInnen verschiedener Berufsgruppen und Bereiche zusammengestellt. In einem Start-Workshop des Redaktionsteams wurden Ideen für Inhalte gesammelt, zu Kategorien geclustert und passende Namen für diese Kategorien gesucht. Die Bandbreite der Inhalte geht von organisatorischen News über Beiträge zur Gesundheitsförderung bis hin zu FAQs der MitarbeiterInnen. Besonders wichtig war es uns auch, die Werte des Klinikums zu transportieren und jene Personen vor den Vorhang zu holen, die diese Werte im Alltag – beruflich wie privat – leben und verkörpern.

Im Oktober und November 2019 erarbeitete das Redaktionsteam zunächst einen Grundstock an Beiträgen für den Start der App. In weiterer Folge trifft sich das Redaktionsteam jetzt in regelmäßigen Abständen, um die Beiträge für die nächsten Wochen festzulegen und somit die App laufend aktuell und interessant zu halten.

Der offizielle Launch der App fand schließlich am 16.12.2019 statt. Nach einem Monat stehen wir bei etwas über 500 Nutzern und hoffen durch weitere Werbung die Zahl stetig steigern zu können. Inhouse wird das zB durch einen Intranet-Beitrag, Tisch-Aufsteller im Speisesaal und Werbe-Kärtchen auf den Abteilungen gemacht. Die karenzierten MitarbeiterInnen erhalten dazu auch noch gezielt eine Zuschrift nach Hause.

Inhalt der App:
Die App erlaubt eine gezielte Steuerung von Content als Text, Bild und Video und ist abgestimmt mit allen Kanälen der internen und externen Unternehmenskommunikation. Zusätzlich bietet die App alle typischen Funktionen sozialer Medien und dient daher der internen PR und dem Employer Branding (Beiträge liken, kommentieren, Beiträge erstellen).
Die Mitarbeiter-App umfasst derzeit folgende Rubriken:
• News: Beiträge mit besonderem Aktualitätsbezug.
• Wir im Klinikum: Abteilungen, Berufsgruppen oder einzelne MitarbeiterInnen mit besonderen Interessen stellen sich vor. Unbekannte Orte und Dinge im Klinikum werden entdeckt. Auch Berichte über Ausflüge und Events finden sich hier.
• Vital im Spital: Alles rund um Sport, gesunde Ernährung und betriebliche Gesundheitsförderung.
• Zukunfts-Fit: Informationen über medizinische Innovationen, Zertifizierungen, Auszeichnungen und Fortbildungen.
• Berufung Leben: Beiträge über Menschen und Aktionen, die unsere Werte veranschaulichen sowie Informationen aus den Orden unserer Eigentümer.
• Specials: Aktionen, Vergünstigungen usw. für MitarbeiterInnen.
• Speiseplan
• FAQs Mitarbeiter: Erklärungen zu Krankmeldung und Pflegefreistellung. Informationen über Parkmöglichkeiten, Fahrradabstellplätze, etc.
• Quiz
Zusätzlich gibt es noch einen Veranstaltungskalender und die Möglichkeit kurze Umfragen durchzuführen.

Erfahrungen:
Generell begegnen die MitarbeiterInnen dem neuen Kommunikationstool neugierig und positiv. Vor allem die jüngeren halten es für eine zeitgemäße Ergänzung zu unseren bisherigen Kommunikations- und Informationskanälen. Die karenzierten MitarbeiterInnen freuen sich darüber, dass sie jetzt nicht nur mehrmals pro Jahr punktuell durch Klinikum-Magazin und Auszeit-Newsletter über Neuigkeiten informiert werden, sondern sich auch zwischendurch auf dem Laufenden halten können. Außerdem haben die für die App möglichst kurz gehaltenen Beiträge den Vorteil, dass sie schneller einen Überblick bieten, als die ausführlichen Artikel im Klinikum-Magazin.

Finanzierung:
Es fallen für die App keine hohen Implementierungskosten an, sondern nur eine monatliche Pauschalgebühr für die Nutzung des Services. Die Höhe der monatlichen Gebühr richtet sich nach der Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen und ist daher gut gestaffelt.



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